ถ้าพูดถึงการรับรองมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001 หรือ ISO 14001 ก็ตาม ทุกคนอาจจะมองว่าเป็นเรื่องที่ยากลำบาก และ มีขั้นตอนที่ยุ่งยาก เพื่อเป็นการช่วยเหลือผู้ที่ต้องการจะเข้าสู่มาตรฐาน ISO ในบทความนี้เราจะพูดถึงขั้นตอนการทำทีละขั้นตอน รายละเอียดของสิ่งที่คุณต้องการ

 

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ให้เวลากับการตัดสินใจ

ขั้นตอนแรกสำหรับองค์กรใดๆที่คิดจะเข้าสู่มาตรฐาน ISO ก็คือต้องแน่ใจว่าชนิดของมาตรฐานที่คุณเลือกนั้นเหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณอย่างแท้จริงการที่จะเข้าสู่กระบวนการรับรองมาตรฐานคุณต้องดำเนินงานมาแล้วอย่างน้อย 3 เดือนเพื่อให้คุณมีกระบวนการในองค์กรซึ่งใช้สำหรับการประเมินคุณภาพ

เราขอแนะนำให้เข้าพบปะกับกลุ่มสมาคมอุตสาหกรรมหรือสมาคมวิชาชีพใดๆที่คุณมีส่วนร่วมเพื่อดูว่าขั้นตอนการรับรองมาตรฐาน ISO ดำเนินการกับรายอื่นอย่างไรนอกจากนี้คุณยังสามารถพูดคุยปรึกษากับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ที่ได้รับการรับรองตลอดจนการติดต่อกับหน่วยงานของรัฐบาลเพื่อเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐาน ISO

 

ขั้นตอนที่สอง: ทบทวนมาตรฐาน

การซื้อสำเนาของมาตรฐาน ISO มาอ่านเบื้องต้นนั้นมีประโยชน์แต่นั่นไม่ใช่สิ่งจำเป็นคำศัพท์เฉพาะทางที่ปรากฏในเอกสารอาจทำให้คุณรู้สึกสับสนกว่าเดิมด้วยเหตุนี้องค์การระหว่างประเทศเพื่อการรับรองมาตรฐาน (ISO) จึงได้จัดทำหนังสือคู่มือหลายๆเล่มซึ่งจะลงรายละเอียดของมาตรฐาน ISO 9001 และ ISO 14001 ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้น

 

ขั้นตอนที่สาม: สื่อสารถึงเป้าหมายอย่างทั่วถึง

การใช้ระบบการจัดการ ISO จะต้องถูกตั้งเป็นเป้าหมายของทั้งองค์กรโดยผู้บริหารระดับสูงความพยายามอย่างต่อเนื่องจะเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการรักษามาตรฐานที่ดีไว้โดยตลอดดังนั้นการที่มีบุคคลที่มีความทุ่มเทหรือ “แชมป์เปี้ยน” ในการดำเนินกระบวนการหรือถ้าหากเป็นองค์กรขนาดใหญ่อาจจะต้องมีทีมงานที่ถูกตั้งขึ้นมาโดยเฉพาะบุคคลหรือทีมงานนี้จะต้องรับผิดชอบในการพัฒนาระบบการจัดการอย่างจริงจังการได้รับความร่วมมือจากทุกคนในองค์กรเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการดำเนินมาตรฐาน ISO

 

ขั้นตอนที่สี่: กำหนดความต้องการสำหรับการฝึกอบรม

หากคุณเพิ่งเริ่มรู้จักการทำมาตรฐาน ISO แล้วละก็หลักสูตรการฝึกอบรมจะเป็นประโยชน์ในการสร้างความมั่นใจและสร้างทักษะเพื่อช่วยในการปฏิบัติตามมาตรฐานในองค์กรของคุณถึงแม้ว่าคุณอาจจะมีประสบการณ์มาพอสมควรแล้วหลักสูตรจะช่วยฟื้นฟูความรู้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำมาตรฐาน ISO

 

ขั้นตอนที่ห้า: จ้างที่ปรึกษา

การจ้างที่ปรึกษาจะสามารถช่วยให้คุณได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับกลยุทธ์การดำเนินงานและฃเพิ่มมูลค่าของแต่ละกระบวนการการจ้างที่ปรึกษานั้นไม่ได้เป็นการลดความรับผิดชอบของคุณในการดำเนินการนำเอามาตรฐาน ISO มาใช้ดังนั้นคุณและฝ่ายบริหารของคุณจึงจำเป็นจะต้องมีส่วนเกี่ยวข้องกับที่ปรึกษาในทุกๆขึ้นตอนจงระวังระบบการจัดการแบบ “สำเร็จรูป” ซึ่งอาจไม่เหมาะกับองค์กรของคุณ

 

ขั้นตอนที่หก: ดูรายละเอียดของใบรับรอง

คุณจำเป็นจะต้องทราบว่าคุณกำลังจะลงทะเบียนอะไรเมื่อเซ็นสัญญาดำเนินการกับหน่วยรับรองมาตรฐาน ISO ที่ได้รับความนิยมจะตั้งอยู่บนวงจรการทำงาน 3 ปีบางหน่วยรับรองจึงให้คุณลงทะเบียนสัญญาขั้นต่ำ 3 ปีและมีการตรวจประจำทุกปีอย่างไรก็ตามมีบางหน่วยงานจะมีการเข้าตรวจบ่อยกว่านั้นสิ่งสำคัญคือคุณต้องได้รับการชี้แจงรายละเอียดต่างๆรวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นและต้องระวังค่าใช้จ่ายแฝงที่ซ่อนอยู่อื่นๆเช่นค่าลงทะเบียนหรือค่าธรรมเนียมการเดินทาง

 

ขั้นตอนที่เจ็ด: พัฒนาระบบการจัดการ

มาตรฐาน ISO นั้นได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้กับองค์กรทุกขนาดและภาคอุตสาหกรรมแม้ว่าตัวมาตรฐานจะเป็นกรอบการปฏิบัติงานที่ดีโดยระบุสิ่งต่างๆที่จำเป็นต้องมีไว้แต่ก็ไม่ได้บอกวิธีการดำเนินการดังกล่าวดังนั้นจึงพูดได้ว่ามีความอิสระในระดับหนึ่งในวิธีการที่จะเข้าถึงความต้องการของมาตรฐานนั้น

หลักการพื้นฐานของการรับรองมาตรฐาน ISO คือการสร้างระบบการจัดการระบบการจัดการคุณภาพ (Quality Management System: QMS) สำหรับ ISO 9001 และระบบการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม (EMS) สำหรับ ISO 14001 ระบบบริหารจัดการประกอบด้วยกระบวนการจัดการกิจกรรมที่เกิดขึ้นการจัดหาทรัพยากรการผลิตการวัดการวิเคราะห์และการปรับปรุงคุณภาพ

 

ขั้นตอนที่แปด: การตรวจสอบขั้นที่ 1

กระบวนการเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เรียกว่า ‘Stage 1 Audit’ ซึ่งก็คือเมื่อผู้สอบ (auditor) ตรวจสอบระบบที่มีอยู่ของคุณและให้รายงานการวิเคราะห์ช่องว่าง (gap) ซึ่งจะระบุการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานแผนการดำเนินงานดังกล่าวสามารถใช้เป็นขั้นตอนปฏิบัติการได้ดังนั้นอย่ากังวลหากคุณคิดว่าคุณไม่พร้อมหลายองค์กรมีกระบวนการที่ดีอยู่แล้วเพียงแต่พวกเขาต้องทำการบันทึกเอกสารที่ถูกต้องและมีการสื่อสารที่ดีขึ้นเช่นว่ากระบวนการใดเป็นกระบวนการหลักและระบุผู้รับผิดชอบของแต่ละส่วน

 

ขั้นตอนที่เก้า: การตรวจสอบขั้นที่ 2

เมื่อองค์กรของคุณมีความพร้อมมากขึ้นและได้เติมเต็มช่องว่างที่เกิดขึ้นจากรายงานขั้นที่ 1 ผู้สอบจะไปที่บริษัทของคุณอีกครั้งเพื่อดำเนินการสิ่งที่เรียกว่า ‘การตรวจสอบขั้นที่ 2’  ในขั้นตอนนี้จะเปิดเผยให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบการจัดการของคุณและบ่งบอกว่าคุณได้ทำตามข้อกำหนดทั้งหมดของมาตรฐาน ISO ที่คุณต้องการรับรอง (เช่น ISO 9001 และ / หรือ ISO 14001) หรือไม่หากคุณปฏิบัติตามได้ตามข้อกำหนดทั้งหมดคุณจะได้รับการแนะนำสำหรับการรับรองมาตรฐานรายงานของผู้สอบจะได้รับการตรวจสอบผ่านขั้นตอนมาตรฐานหากไม่มีการระบุความผิดปกติใดๆคุณจะได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการ

 

ขั้นตอนที่สิบ: การดูแลระบบการจัดการของคุณ

การรักษาระบบการจัดการมาตรฐานของคุณไว้คือจุดเริ่มต้นของการทำงานที่แท้จริงการทำให้ทุกคนร่วมมือยังคงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินการและเพื่อให้คุณได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากการได้รับการรับรอง

คุณควรมีการสื่อสารและฝึกอบรมภายในอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดความตระหนักและการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างต่อเนื่องการตรวจสอบภายในอย่างเป็นทางการก็เป็นสิ่งที่จะทำให้มั่นใจว่าข้อกำหนดของมาตรฐานได้รับการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องอีกทั้งควรจัดให้มีการทบทวนการจัดการเพื่อกำหนดแนวทางการแก้ไขตามความจำเป็น